Das übliche Bild
Eine Tabelle mit Geräten, ein Datum der letzten Wartung und ein Bauchgefühl, wann die nächste dran ist. Wartet man zu lange, entstehen Ausfälle. Wer mehrere Standorte oder Fahrzeuge betreut, verliert leicht den Überblick.
Funktionen, die sinnvoll sein können
- Geräteliste mit Standort, Seriennummer und Verantwortlichem.
- Pro Gerät ein oder mehrere Intervalle, etwa jährlich oder nach Betriebsstunden.
- Eine Fälligkeitsübersicht: überfällig, diesen Monat, nächste drei Monate.
- Erledigt-Buchung mit Datum, Bearbeiter und Notiz, damit eine Historie entsteht.
- Erinnerung per E-Mail an dich oder das Team.
Verantwortung bleibt bei dir
Welche Wartungen oder Prüfungen vorgeschrieben sind, legen Hersteller, Versicherer, Berufsgenossenschaft oder Gesetz fest. Das Werkzeug trägt nur ein, was du vorgibst, und prüft nicht, ob Intervalle ausreichen. Bei sicherheitsrelevanten Geräten klärst du die Vorgaben mit einer fachkundigen Stelle. Wir geben keine Zusage, dass ein Werkzeug Nachweispflichten erfüllt.
Ablauf
- Du schickst deine Geräteliste oder eine Auswahl.
- Wir klären, welche Fristen es gibt und wer erinnert werden soll.
- Der Prototyp zeigt Übersicht und Eintragsmaske.
- Nach deinem Okay bauen wir und importieren deine Daten.
Risiken
- E-Mail-Erinnerungen können im Spam landen. Wir zeigen darum Fälligkeiten zusätzlich im Werkzeug an.
- Ohne Pflege veraltet der Plan. Deshalb halten wir die Eingabe kurz.
- Fotos, Prüfprotokolle und Dokumente erhöhen den Umfang und werden als Erweiterung besprochen.
Wann es passt
Für kleine Betriebe mit einem Dutzend bis einigen hundert Geräten, Fahrzeugen oder Werkzeugen. Bei regulierter Instandhaltung mit Zertifikatspflicht eher fertige Spezialsoftware prüfen.
Dein erster Schritt: Anfrage senden, Angebot und Rechnung bekommst du per E-Mail.
Ein Gedankenbeispiel (erfunden)
Ein Gartenbaubetrieb hat Mäher, Hänger und Freischneider. Jedes Gerät hat ein Wartungsintervall. Das Werkzeug zeigt zu Monatsbeginn, welche Geräte in den nächsten Wochen dran sind. Nach der Wartung trägt jemand Datum und Notiz ein, das nächste Datum errechnet sich selbst. Welche Intervalle richtig sind, steht in den Herstellerangaben und bleibt deine Entscheidung.
Fragen, die sich lohnen
- Welche Geräte unterliegen Prüfpflichten und welche sind freiwillig?
- Wer ist verantwortlich, wenn etwas überfällig ist?
- Brauchst du Nachweise (etwa Protokolle) oder nur Termine?
- Wie viele Personen sollen Erinnerungen erhalten?
Typische Fehler
Zu viele Erinnerungen. Wenn jede Woche zwanzig Hinweise kommen, werden sie ignoriert. Wir sortieren nach Dringlichkeit.
Was du mitbringen solltest
- Eine Geräteliste mit Typ und Standort
- bekannte Wartungsintervalle aus Herstellerangaben
- wer informiert werden soll
- vorhandene Prüfnachweise als Beispiel
Woran du nach den ersten Wochen siehst, ob es passt
Beobachte: Ob Erinnerungen ankommen, ob Fristen zu eng oder zu weit gesetzt sind, ob Einträge zeitnah erfolgen. Wir bauen bewusst keine große Erfolgsmessung ein, sondern besprechen nach der Einführung kurz, was gut läuft und was nicht. Ehrlich ist auch ein Ergebnis wie: Das brauche ich doch nicht.
Wann etwas anderes besser ist
Bei zertifizierter Instandhaltung oder Prüfpflichten mit Nachweisform ist spezialisierte Software meist die sichere Wahl. Maßarbeit passt für überschaubare Betriebe.
Kosten und Einordnung
Zur Einordnung: Der erste Schritt „Software-Idee klären“ kostet 490 €, ein „Klick-Prototyp“ 790 €. Weitere Pakete und Preise stehen offen auf der Seite Leistungen & Preise. Über diese Seite kannst du kein Paket direkt bezahlen: Du schickst eine Anfrage und erhältst Angebot und Rechnung per E-Mail. Wie lange etwas dauert und was es am Ende kostet, hängt vom Umfang ab und wird vorab schriftlich festgelegt.
- Dienstplan für kleine Teams: Schichten, Urlaub und Wünsche übersichtlich
- Ausleihe verwalten: wer hat was, bis wann – ohne Zettel und Rückfragen
- Software nach Maß: Anwendungsfälle statt Excel
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