Die Ausgangslage
Der Plan liegt als Tabelle auf deinem Rechner oder hängt als Ausdruck im Pausenraum. Änderungen laufen über Chat. Wer wann kann, wissen alle ein bisschen, aber nie genau.
Was das Werkzeug kann
- Wochen- und Monatsansicht mit Schichten und Namen.
- Mitarbeitende tragen Wünsche und Abwesenheiten selbst ein.
- Hinweise bei Doppelbelegung oder fehlender Besetzung nach deinen Regeln.
- Tauschanfragen, die du freigibst.
- Ansicht auf dem Handy ohne Installation, wenn du das möchtest.
Was ehrlich offen bleibt
Arbeitszeit, Ruhezeiten, Pausen und Jugendschutz sind gesetzlich geregelt. Ein einfaches Werkzeug kann nach den Regeln warnen, die du festlegst, aber nicht garantieren, dass ein Plan rechtlich in Ordnung ist. Dafür sind Arbeitgeber, Betriebsrat oder fachkundige Beratung zuständig. Wenn du Beschäftigtendaten erfasst, brauchst du außerdem eine saubere Regelung zu Datenschutz und Zugriffsrechten.
Ablauf
- Wir nehmen deine heutige Planlogik auf: Schichtarten, Mindestbesetzung, feste Freitage.
- Du bekommst einen Klick-Prototyp und lässt zwei Teammitglieder ihn ausprobieren.
- Dann wird gebaut, mit Rückmeldungsrunden.
Rollen und Rechte
Es muss klar sein, wer sehen darf, was. Ein Beispiel: Jeder sieht den Plan, aber nur du siehst Urlaubsgründe. Wir legen diese Rollen vorher mit dir fest.
Grenzen
- Keine Lohnabrechnung und keine Stempeluhr, außer als eigener Baustein.
- Automatische Planoptimierung ist kein Standard. Wir bauen zunächst Übersicht und Prüfhinweise.
- Kein Ersatz für ein Zeiterfassungssystem, falls eines Pflicht ist.
Passt für
Gastronomie, Pflegedienst-Büros, Läden und Betriebe mit fünf bis dreißig Personen. Bei Tarifbindung, Mehrschichtbetrieb und komplexen Zuschlägen sind spezialisierte Programme meist besser.
Dein erster Schritt: Anfrage senden, Angebot und Rechnung bekommst du per E-Mail.
Ein Gedankenbeispiel (erfunden)
Ein kleines Café plant zwölf Personen in Früh- und Spätschicht. Jede Person trägt ihre Wunschtage bis zum 20. des Vormonats ein. Die Leitung sieht auf einer Übersicht, wo die Besetzung dünn ist, und setzt den Plan. Das Team schaut auf dem Handy nach. Ob der Plan arbeitsrechtlich passt, prüft die Leitung.
Fragen, die sich lohnen
- Wie viele Schichtarten gibt es, und welche Mindestbesetzung brauchst du?
- Wie werden Tausche und kurzfristiger Ausfall geregelt?
- Welche Daten darf wer sehen?
- Soll es eine Papierfassung geben, falls etwas ausfällt?
Typische Fehler
Zu viele Sonderregeln auf einmal. Wir starten mit der Grundübersicht und ergänzen Prüfhinweise Schritt für Schritt.
Was du mitbringen solltest
- Deine aktuellen Planbeispiele
- die Schichtarten
- Mindestbesetzung
- Regeln für Urlaub und Tausch
- die Zahl der Personen
- eine Aussage
- wer was sehen darf
Woran du nach den ersten Wochen siehst, ob es passt
Beobachte: Ob Wünsche rechtzeitig eingetragen werden, ob Warnhinweise sinnvoll sind, ob das Team die Handyansicht nutzt. Wir bauen bewusst keine große Erfolgsmessung ein, sondern besprechen nach der Einführung kurz, was gut läuft und was nicht. Ehrlich ist auch ein Ergebnis wie: Das brauche ich doch nicht.
Wann etwas anderes besser ist
Hast du Tarifbindung oder komplexe Zuschläge, vergleiche mit Fachprogrammen für Dienstplanung. Maßarbeit passt für kleine Teams mit klaren Abläufen.
Kosten und Einordnung
Zur Einordnung: Der erste Schritt „Software-Idee klären“ kostet 490 €, ein „Klick-Prototyp“ 790 €. Weitere Pakete und Preise stehen offen auf der Seite Leistungen & Preise. Über diese Seite kannst du kein Paket direkt bezahlen: Du schickst eine Anfrage und erhältst Angebot und Rechnung per E-Mail. Wie lange etwas dauert und was es am Ende kostet, hängt vom Umfang ab und wird vorab schriftlich festgelegt.
- Ausleihe verwalten: wer hat was, bis wann – ohne Zettel und Rückfragen
- Auftragsverwaltung statt Excel-Tabellen: übersichtlich, passend zu deinem Ablauf
- Software nach Maß: Anwendungsfälle statt Excel
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